第三方审核查记录、内审查记录、日常检查看记录……，管理体系运行结果和评价依据已经很大程度上取决于记录的检查结果，因此很多建立管理体系的组织为了能满足各种检查的需要而去整理各种记录，导致管理体系做成两层皮，第三方审核前出现突击补记录的现象。当然出现这种现状的原因很多，比如：1）咨询师、审核员对标准理解死板；2）组织在建立体系时未能将标准转换成符合自身特点的文件；3）领导对体系不重视，内部缺乏有效的监督机制；4）整个国家企业现状，很多企业属于粗放式管理，接受不了管理体系这种精细管理的模式等。上述原因在现阶段很难能够一下子、完整的解决，本人通过几年的管理体系工作经历，在此提出一个能减少体系两层皮的想法：重新设计、优化记录。希望对各认证组织能有一点帮助，可以从以下几点出发： 

　　一：对标准再去学习，梳理标准中明确要求的记录

　　ISO系列标准总结了世界发达国家、优秀组织、资深专家等不同层次的管理精髓，因此一定有可取之处，但管理体系标准适用于各行各业、各种类型的组织，因此在描述时不可能针对某一个行业或某一个活动进行具体的描述，仅是提出了某方面的通用要求，一个组织在进行标准转换时应首先梳理出这个标准有哪些明确的记录要求，对于未明确要求的应根据组织实际情况适当补充，例如ISO9001《质量管理体系——要求》标准仅明确提出了21类记录，这些记录组织在建立质量管理体系时应首先梳理出来，其他记录可结合实际增加，而不是所有过程都必须有对应的记录来体现，认证组织、咨询师、审核员都应加强对标准的再深入理解。

　　二：对现有记录进行优化，重新设计，能制式的尽量制式，能合并的尽量合并

　　标准中所要求的“应形成或保留。。。的记录”，但到底是什么形式的记录，标准不会也不能给出，这要靠组织结合实际情况进行确定，比如ISO9001标准6.2.2e)条款中要求“保持教育、培训、技能和经验的适当记录”，很多组织在做培训时为了满足内、外审的要求就很死板的针对每次培训都整理了1）培训通知；2）培训大纲；3）培训签到；4）培训试卷；5）培训成绩单；6）培训记录表；7）培训效果评价表；8）培训总结等。这种做法固然规范，但如果所有培训都整理这些材料，就会让培训组织部门厌倦了这项活动，组织应根据不同的培训对象、培训内容、培训方式而去保留适当记录，比如组织了一次领导层的培训，一个声像资料即可；组织了一次外出取证培训，获取的证书就是培训记录；……；再如：针对ISO9001标准的7.2条款，组织为了体现招标文件、投标书、合同等阶段的评审，设计了不同阶段的评审记录，并且每个项目均填写了评审记录，但实际运作中这些记录都未真正在填写，那原因是什么呢？大家对记录的形式理解有时片面了，如果这是一个生产企业，每天都有几十份订单，每个订单都去填写一份评审记录，试想企业能不烦吗？应该对不同类型的项目规定不同的评审方式，一般项目合同中主管领导或业务人员的签字就是评审，重大项目可以通过会签或者会议等形式组织，形成会议记录或者评审记录，也就是说标准ISO9001标准7.2.2条款提出的“评审结果及评审所引起的措施的记录应予保持”没有要求必须是“合同评审表”，我们可以是签字、可以是会议记录、可以是评审表等任何形式。

　　一个体系的建立、实施不是说记录越多越全越好，组织应根据标准的要求、结合企业自身状况设计记录，对现有的所有记录进行讨论、评审、修改、优化，能在一个记录上体现的不做两个表格，能制式的尽量制式（比如设备保养记录、产品检验记录等），记录的设计是管理部门的职责，大部分记录的使用者、填写者是基层单位，应尽量减少基层单位记录填写的数量，减少基层单位填写记录的工作量，在设计基层单位记录时尽量制式。

　　三：对记录实行动态管理，定期评审，不能随意增加、删减记录

　　组织在体系运行过程中记录的增加和删减是不可避免的，但应有严格的管理流程，不能想加就加，因为有时增加的记录往往会重复现有的记录，组织内部可以建立一个记录明确管理部门，当想增加记录的时候到这个主管部门提出申请，组织相关部门讨论、评审，确实有需要时进行标识、增加；这个主管部门可以定期对其他部门的记录管理监督检查，若发现有随意增加记录的情况，应有严厉的惩罚。

　　上述几点是针对记录管理提出的一点想法，有不妥之处敬请选择接受，最终目的是希望认证组织、咨询机构、审核机构、监管机构能齐心协力，找到目前中国认证两层皮的问题根源，采取有效措施促进管理体系在我国的发展。